Las conferencias de prensa son una herramienta de gran valor para la comunicación empresarial e institucional, reúnen a medios e influencers para dar a conocer información de relevancia que afecte a un número importante de personas o que implique cifras, personajes o temas de alto impacto. Deben ser realizadas por profesionales en comunicación que cuiden la imagen del cliente, que lleven a cabo un análisis y den correcta asesoría para hacer de la exposición un evento exitoso y que dé retorno a su inversión.
Como primer punto, al planear una conferencia de prensa debe tener claro si lo que desea anunciar es realmente noticioso (ver: http://www.efectiva.cr/newsletter-6.html), que contenga los elementos necesarios y que los actores involucrados sean de relevancia nacional o internacional, de otra manera no será lo suficientemente llamativo para generar la atención de los periodistas ni su presencia.
Seguidamente elija los voceros adecuados para el tema, personas que realmente manejen la información que se desea dar y que puedan contestar exitosamente preguntas técnicas y complicadas (ver: http://www.efectiva.cr/newsletter-7.html), no solo debe conocer de qué se habla, sino hacerlo bien y tener una imagen sólida, respetable y acorde a la situación.
Otro aspecto importante es dónde la vamos a realizar, el lugar es clave, pues debe ser de fácil acceso, donde puedan llegar los vehículos, ser parqueados de manera sencilla y segura. Adicionalmente, debe contar con condiciones básicas como buen acceso a internet, sonido, video si es necesario, alimentación o bebidas y baños impecables.
También debe tener claro a quiénes va a invitar, cuáles medios tienen secciones a las que su tema les puede interesar, cuáles figuras debe incluir en la convocatoria y con ellos definir la cantidad y espacio. Apóyese siempre en empresas especializadas y profesionales en este tipo de temas y su logística.
No olvide contar con un kit de información para los asistentes, donde ofrezca material valioso y complementario a lo que se dijo en la actividad, que dé detalles y resuma lo dicho, pero además que aporte como datos particulares de los involucrados y las empresas, personajes o proyecto presentado.
Recuerde la necesidad de fotografías, video y audios que funcionen como insumo para los medios que no pudieron asistir, de manera que también se logre cobertura por esta vía.
Una conferencia de prensa exitosa lo será en la medida en que se acompañe de asesores especializados y de confianza, que le ayuden a planearla de manera ejecutiva, con tiempo suficiente y con atención a cada detalle.
Fabiola Ruiz Ch. Directora.