Para nadie es un secreto que el vocero de una institución la representa, será, en ese momento, la cara de la compañía y quien simbolice las características de ésta. Por eso debemos buscar alguien que no solo se vea bien y se conduzca adecuadamente, sino que trasmita correctamente el mensaje.
Pero cómo hacerlo, primero debemos comenzar por buscar asesoría, una agencia o un experto en comunicación le dará la guía necesaria y evaluará al equipo para seleccionar a el o la mejor candidata.
Una vez elegida, es importante que la persona reciba una capacitación, seminario o media training, donde conozca cómo funciona cada medio, sus particularidades y tiempos, porque no es lo mismo hablar en radio que en televisión, en vivo, o en una entrevista a profundidad con un medio escrito. Conocer esos detalles le permitirá seleccionar su mensaje y cómo darlo, cuántos detalles puede dar sobre el tema y cuán breve debe ser.
Antes de una entrevista analice cuál medio y qué tipo de audiencia tiene, altamente educada, popular, técnica, especializada o masiva, así sabrá qué palabras y lenguaje utilizar. Si se topa en una situación donde debe atender a varios medios al mismo tiempo, responda de forma sencilla a todos y sea más amplio en las consultas más técnicas, de manera que llene las expectativas de los periodistas.
Recuerde hablar de lo que conoce, participe en entrevistas o dé sus declaraciones solo de lo que sabe con certeza y de su especialidad, no opine de aspectos que no le atañen directamente, no está mal decir: no conozco o no soy especialista, preferiría que nos diera tiempo y coordinamos una entrevista con el experto correspondiente. Esta acción evita errores y problemas de comunicación.
Para complementar, le damos algunos consejos puntuales para sacar mayor provecho a sus entrevistas o encuentros con medios:
- Conozca al periodista y consulte a su asesora sobre su carácter y formación.
- Conozca el tema del que va a hablar. Prepárese con datos y cifras.
- Esté disponible y abierto para contestar sobre lo bueno y lo malo.
- Si se equivoca, rectifique. Si no está seguro, verifique y pida datos o tiempo.
- Repregunte si tiene dudas.
- No diga nada “off the record”. Si no quiere que lo digan, NO LO DIGA.
- Si promete información adicional, debe cumplirlo.
- “El que se enoja pierde”.
Ser un buen vocero en algunos se da de forma innata, otros deben practicar y tomar confianza, pero estamos seguros de que estas ideas lo conducirán por el camino correcto y le darán más seguridad a la hora de enfrentar a prensa. Tener una relación exitosa y fluida con medios sí es posible, solo requiere trabajo, constancia y respeto.
Fabiola Ruiz Ch. Directora.